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エクセルによる在庫管理はもう古い?|エクセルで行うメリットやその限界などをご紹介!

パソコン在庫管理は、企業にとって必要不可欠で、非常に重要なものです
しかし実際は、エクセルでの管理や在庫管理とは違うシステムで入出荷を管理しているというような企業は、まだまだございます。
中でもエクセルでの在庫管理は、非常によく聞きます。
エクセルはあくまで表計算を行うソフトですが、

その汎用性から在庫管理でも使われることもしばしばございます。
もちろん「在庫管理 エクセル」で検索すれば、たくさんテンプレートも出てきます。
今回はそのエクセルでの在庫管理について、メリットデメリット
ポイントなどをご紹介いたします。

そもそもエクセルとは?

Excelロゴ

今回は【在庫管理】【エクセル】、この2つをつなげたお話ですので、
まずはエクセルを理解する必要があります。
在庫管理の理解をまずは深めたいという方は、コチラの記事をどうぞ
>>在庫管理とは?|在庫とその管理手法やメリット/
エクセルとはマイクロソフトからリリースされている表計算ソフトです。
正式名称は「Microsoft Excel」、緑のエックスの文字が有名です。
エクセルができることは、
・計算
・グラフ化
・名簿管理
など、計算や、データの管理などでも使われ、
企業でも計算が発生する文書の作成では、ほとんどがエクセルを使っています。

なぜエクセルで在庫管理なのか?

在庫管理では、なぜ在庫管理がエクセルで使われるのか?

至って簡単です。それは、エクセルが数字での管理が得意なソフトだからです。

上でも書きましたが、エクセルは計算グラフ
データの管理で非常に優秀なソフトです。
その点を考えると、在庫管理をエクセルで行うことは、容易に考えられます。
Web検索が発展したことにより、エクセルでの在庫管理用のテンプレートも
たくさん配布されています。
それほど、エクセルは在庫管理を始める際に、まず頭にうかぶソフトでしょう。

在庫管理表は在庫管理には欠かせない道具の1つ!
しかし本当にエクセルでの在庫管理が1番なのでしょうか?
在庫管理表の重要性とポイントの記事はこちら!

在庫管理をエクセルで行うメリット

メリット

エクセルでの在庫管理においてのメリットは、
①テンプレートが豊富で、0から作る必要がない
②マクロなどでのカスタマイズができる
③印刷などの手間がない
です。
①テンプレートが豊富で、0から作る必要がない
テンプレートが豊富であることは、これから在庫管理を始める方には、
特に良いものでしょう。
ダウンロード後、必要箇所に数字を入力すれば、関数が元々入っているので、
自動で計算した結果が出ます。
テンプレートによっては、それ以外にも色などでの表示ができるもの
などもあります。
②マクロなどでのカスタマイズができる
これは、専門的知識があれば可能ですが、ここもエクセルが持つメリットの
1つでしょう。
マクロにより、自動で在庫計算を行うなどもでき、例えば、入庫管理の
シートで入庫数を入れ、マクロで作成したボタンを押すと、
自動で在庫管理表に計上されるなども行えます。
③印刷などの手間がない
今までアナログで在庫管理を行っていた企業であれば、
これは大きいメリットではないでしょうか?
商品のほとんどは必ず動きます。
動けば、在庫が変動します。
紙の場合だとその都度、紙での発行から保管など、
資材はもちろん、在庫管理表の保管スペースも必要になってきます。

エクセルでの在庫管理が直面するリスク

リスクしかし、そんな便利なエクセルでの在庫管理にも限界はあります。

①大量や、複雑な在庫管理に向かない(セット、ロット、賞味期限管理など)
②データ紛失のリスク
③入力の記載ミス
④リアルタイムでの更新が難しい
⑤二重での登録
など、エクセルでの在庫管理は、リスクがかなり大きいです。
在庫がリアルタイムで反映されないなどもありますが、
人的なミス一番大きいのではないのでしょうか?
せっかく作った在庫管理のエクセル表データがなにかの拍子で
削除されてしまうことなど、エクセルでの管理をすすめる上では
細心の注意を払わないといけません。

しかし「今から新しい在庫管理にし直すのも大変…」
という方でも大丈夫!
クラウドトーマスならCSV連携ができるシステムと連携することができるので、
今までのデータを使用して新しい在庫管理を行うことができます!
クラウドトーマスの詳しい内容はこちら

エクセルで在庫管理を行う場合のポイント

Excel

もし、上記のリスクを受け入れて、エクセルで在庫管理を行うのであれば、抑えておくべきポイントを紹介します。
①データの保管場所・バックアップなどの運用ルールを固める
②チェックリストを使用する
この2点を注意すれば、エクセルでの管理は可能ではないでしょうか?
①データの保管場所・バックアップなどの運用ルールを固める
削除などを未然に防ぐために、保管場所を1つのフォルダに管理しましょう。
デスクトップにたくさんのエクセルがある状態になると、間違って削除してしまう原因にもなります。
また、どれが在庫管理表なのかもわかりにくくなってしまいます。
それ以外にも開く前にバックアップファイルを作るなどを行い、もし削除をしてしまっても、開く前の状態に戻せるようにすればリスクは回避できるのではないでしょうか。
②チェックリストを使用する
在庫管理でミスを起こさないために、1つ1つの工程に対してのチェックリストを作成してはいかがでしょうか。
チェックリストを上から順番に行い、上記の運用ルールもチェックリストに反映すれば、人的ミスは大幅に減ります。

まとめ

エクセルで行う在庫管理は、一長一短でリスクもあれば、
手軽に始めれるというメリットもあります。
しかし、販売を行っていく上では、やはり正確な在庫管理は必須です。
企業内での費用などを考慮し、在庫管理システムを1つの視野に入れて
おくことは大事でしょう。

また、エクセルで管理する方法以外にも、在庫管理の手法はたくさん種類があります。

おすすめは在庫管理システム(WMS)を使った管理です。
入出庫時のバーコードを使った商品の特定により、リアルタイムな正しい在庫管理が可能です。
自社にあった在庫管理方法を選びましょう!
在庫管理システム(WMS)の選び方について詳しい情報はこちら


年間700万個出荷の物流を扱う関通が日々現場で蓄積している、「すぐマネできる」改善ノウハウをご紹介しています。

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