引き継ぎが会社を成長させる！？成長する会社が必ず毎日やっている１つのこと。
「あの人にしかできない」というような業務は多くありませんか？
これは特定の業務が特定の人に集中して属人化してしまう現象です。
実際、こうした「〇〇さんにしかできない」仕事の存在は生産性の向上を妨げ、ムダを生み出している原因にもなります。
仕事の引き継ぎは大切な業務の一つです。
しかし、自分ではわかっていることを、わかっていない人に伝えるというのは意外と難しいものです。
しっかり教えたつもりでも、後任者の方には違うように伝わっていたり、いざやってみると、わからないことだらけだった…なんてことがよくあると思います。
そこで今回は、関通が実施している、人に仕事が貼りつかない、引き継ぎのノウハウをご紹介します。
誰かしかできない仕事を、そのままにしていませんか？
ある企業様の事例です。
Aさんは、社歴10年以上で、社長と会社立ち上げ時から一緒に頑張ってきた方です。
Aさんはシステム全般を管理されていて、今ある仕組みはAさんが作ってきました。
しかしある時、そのＡさん、会社を去る事になりました。
変化は突然くるものです。
すると社内では、
「このやり方どうするの？」
「いや、それはAさんしか知らなくて。」
「このエラー、前はどう対処したっけ？」
「それ、Aさんに対応してもらったので。。。」
変化があって初めて問題が浮き彫りになります。
こうなってからでは、どうにもなりませんよね。
どうでしょうか？
あなたの身近で同じようなことが起こらないと言えますか？
こういった問題が起きないように、何をしておくべきだったのか。。。
誰かに仕事が張り付かないようにするには？
関通では仕事が人に張り付かないように、常日頃から「引き継ぎ」をしています。
引き継ぎと聞けば、大体誰かが辞める、異動になると決まってから始めるというイメージが強いかと思います。
しかし、それでは遅いのです。
関通の受注管理部という部署では、毎日作業をする人を変えています。
例えば、◯◯業務の事務作業は、
今日はAさん、
明日はBさん、
明後日はCさん
といったように、毎日やる人を変えています。
毎日引き継ぎをするメリット
毎日業務の引き継ぎをすることによって、誰かしかできない仕事、人に仕事が貼り付いた環境はなくなっていきます。
そうすると、１つの業務で出来る人が増えていきますので、セール時期といった繁忙期には、業務を分担して、仕事を早く片付けることができます。
また、誰かにだけ負担が掛かるといったこともなくなるので、その人が急に休んでも、安心して仕事ができる環境になっています。
このように、毎日引き継ぎを行うと、自分がいなくても仕事が止まらない、２人以上が同じ業務を出来る（Wキャスト）仕組みになっていきます。
仕事を引き継ぐ手順
①業務のリストアップ
まずは自分が担当している業務を細かいところまですべて洗い出します。
この時のポイントとしては誰が見てもわかるように小さなことでもリストアップすることが大切になってきます。
また、業務を分類してまとめたり注意した方がいいポイントなどを一言書いておくと後で見る人がより正確に業務を把握することができるでしょう。
②引き継ぎの計画を立てる
リストアップされた業務をいつまでに、どのようにして引き継いでいくのかを計画します。設けられた引き継ぎ期間内ですべてが引き継がれるのが理想ではありますが、後任者は慣れていないため引き継ぎに時間がかかるかもしれません。それを考慮して簡単な業務は文面だけで引き継ぎ、文章では伝えきれない業務を優先的に引き継ぐようなスケジュールの組み方をするのもいいかもしれません。
③引き継ぎの資料作成
引き継ぎに必要な資料を作成しましょう。紙に手書きよりも修正がしやすいパソコンデータで作成するのが良いでしょう。
引き継ぎの内容としては
・業務の優先順位
・各業務のフロー
・業務にかかわる担当者の名前や連絡先（社内外）
・実際に起こったトラブルや解決方法、トラブルを起こさないための注意点など
・業務に必要なデータの保管場所やID・パスワード
上記の内容を引き継ぐ後任者の立場になって、知っていたら役に立つような情報も加えて記載しておくと良い引き継ぎが行えます。
また、おすすめとしてはチェックリスト形式です。
チェックリストにすることで業務が時系列でまとめられ、また「ここまでできた」がリアルタイムに見える化できるため、抜け漏れを防ぐこともできます。
④引き継ぎ作業開始
引き継ぎの資料が完成したら実際に引き継いでいきます。
作成した資料を渡すだけでなく、一緒にやることで後任者への理解に繋がります。また業務の大切なポイントを抑えながら進めるとスムーズに引き継ぎができるでしょう。
相手の立場になって、丁寧に親切に教えて引き継ぎ業務を成功させましょう。
毎日引き継ぎするのは大変じゃない？
「毎日引き継ぎなんてできるの？」と思う方も多いかと思います。
そういった環境を作るのに便利な道具がチェックリストシステム「アニー」です。
私たち関通の従業員は全員、毎日アニーを使って仕事の引き継ぎをしています。
誰かしかできない、その人の頭の中にあるマニュアルを、アニーに落とし込み仕事の引き継ぎをしています。
チェックリストシステムアニーについて、詳しくはこちらをご覧ください。
現在150社の企業様に導入頂き、新人即戦力化に、品質向上に、ご活用頂いており、たくさん成功事例をいただいています。
詳しくお聞きになりたい方は、ご連絡お待ちしております！
チェックリストシステム アニー 詳しくはコチラ！
まとめ
会社が成長していくためには、人に仕事が貼り付いた環境だと、会社の成長を止めてしまいます。
引き継ぎは、会社の危機管理とも言えます。
今もし、人に仕事が貼り付いているなら、今からでも引き継ぎを始めてみてはいかがでしょうか。
誰もができる仕事にしておけば、飛躍的に会社を成長させることができます。
◼︎ポイント
・あの人にしかできない仕事は会社の成長を止める
・毎日引き継ぎを行う
年間700万個出荷の物流を扱う関通が日々現場で蓄積している、「すぐマネできる」改善ノウハウをご紹介しています。
この記事を書いた著者について
物流研究室
物流研究室では、物流の基礎や改善のノウハウや情報などを物流改善ブログだけでなく、様々なコンテンツにて配信しております。
メールマガジンはもちろん、Youtubeでも当研究員が動画を配信しております！ぜひそちらもチェックしてみてください！！
チェックリストシステム新人教育業務改善の関連記事一覧
